Los administradores de documentos permiten ahorrar tiempo y dinero

Es una herramienta o software que permite compartir documentos o archivos digitales entre personas por medio de redes de Internet o intranet. Para cualquier entidad que necesite desempeñar labores manteniendo informaciones bajo medidas de seguridad resultará fácil y barato usar estas aplicaciones.
Con estos programas se puede obtener claridad y disponibilidad de la información que posee una organización y dar facilidades para que todas las personas, o un grupo autorizado, accedan a los documentos. También permite que los usuarios, o clientes en el caso de empresas, puedan tener acceso a un conjunto limitado de informaciones.
Entre las herramientas más conocidas se encuentra Opendoc, un administrador que permite mantener y compartir archivos entre usuarios. Su interfaz es similar a la de un servicio de correo electrónico. Se pueden activar filtros y contraseñas para limitar o permitir el acceso a la información archivada o indexada.

Repositorios de documentos

En el Gobierno Regional de Antofagasta, Applicatta ha habilitado y personalizado un repositorio de documentos que presta servicios a los miembros del Consejo Regional. Ahí se encuentran archivadas las actas y acuerdos del organismo y también se utiliza para realizar manejo documental en la intranet. “En este caso, se trata de una base de datos con información no indexada aunque nuestra empresa también puede construir herramientas para indexar datos con buscadores. Podemos realizar sistemas de manejo documental que permiten gran ahorro de tiempo y recursos” expresa Guillermo Rearte, jefe de proyectos de Applicatta.