El instructivo Nº 6 del Consejo para la Transparencia (CPLT) orienta respecto a la gratuidad y los costos directos de reproducción (CDR) ligados a la entrega de información en virtud de la Ley de Transparencia. Lo importante es conocer que la entrega de cualquier información por parte de los organismos del Estado es gratuita y sólo el uso de algunos soportes podría tener un costo asociado.

• Principio de gratuidad: Sólo podrán cobrarse los costos directos de reproducción y otros valores que, de manera expresa, una ley autorice a cobrar. Los órganos del Estado y servicios públicos de administración deberán entregar de manera GRATUITA cualquier información requerida de un procedimiento administrativo de libre acceso.

• Formato de entrega: El requirente recibirá una copia del material original que haya solicitado: datos, imágenes, sonidos, videos, planos, etc.  La entrega podrá ser mediante correo electrónico, o de manera física, conforme al requerimiento del solicitante. Las opciones son variadas: fotocopias, impresiones, braille, cintas de audio o video, memorias, pendrives, CD, DVD, entre otros soportes. Como instructivo al margen, el CPLT advierte a los funcionarios que cualquier información que se encuentre en riesgo de quedar obsoleta, o desactualizada, por estar almacenada en soportes tecnológicos, deberá ser traspasada a formatos que permitan acceder a ella en el futuro.

• Reproducción electrónica o por cuenta del solicitante: En este punto, el CPLT señala expresamente que NO se podrá efectuar cobro alguno al solicitante si la entrega de la información se realiza a través de correo electrónico o de cualquier forma telemática, excepto si el documento no se encuentre digitalizado y haya que fotocopiarlo para poder escanearlo.  Tampoco se cobrará si el requirente aporta el soporte como: CD, DVD o pendrive, o realiza la reproducción mediante sus propios recursos, por ejemplo, una cámara digital o una grabadora de audio.

• Costos directos de reproducción: El instructivo aclara que todos los costos asociados al proceso de copia de un documento, se entienden por costos directos de reproducción si es necesario incurrir en ellos para entregar la información en el tipo de soporte que haya solicitado el requirente.   

• Criterios para definir los costos directos de reproducción: En este punto se orienta cómo precisar el valor de los CDR. Se indica que los costos deberán tener relación con los que se cobre a otros órganos del Estado por el mismo servicio y que, en principio, está establecido en el convenio marco respectivo. No obstante, si el organismo ha contratado el servicio de reproducción a un valor inferior, primará la aplicación de dicho precio. El instructivo continúa orientando respecto de los distintos escenarios que a este respecto pueda enfrentar el órgano o servicio primando siempre el criterio de realidad en los cobros. Para más detalles, revisar aquí el instructivo.

Conocer esta información es de suma importancia para los ciudadanos como también para los funcionarios públicos que deben entregar informes al respecto. Durante mucho tiempo, el equipo profesional de Applicatta ha estado asesorando el trabajo de las instituciones con las cuales mantiene convenios y ha desarrollado documentación que permite comprender con facilidad los alcances de estos instructivos, junto con entregar un servicio de orientación a nuestros clientes en materia de Transparencia.  

Continúa en 2ª parte